In dit privacy statement staat precies wat u van van het Kennisinstituut christelijke ggz (Kicg) kunt verwachten en aan welke regels we ons houden bij wetenschappelijk en praktijkgericht onderzoek. Vanaf 25 mei 2018 houden we ons aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Privacy statement: onderzoek binnen of vanuit het Kicg
Het Kennisinstituut Christelijke ggz (Kicg) verzamelt (persoons)gegevens voor wetenschappelijk en praktijkgericht onderzoek. Welke gegevens dit zijn en hoe deze worden uitgevraagd, verschilt per onderzoek. Wanneer gegevens tot u te herleiden zijn, zal dit in een onderzoek zijn waarbij vooraf toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van deze gegevens.
Welke categorieën van gegevens kunnen worden verwerkt?
Afhankelijk van het onderzoek kunnen dit bijvoorbeeld zijn:
- Persoonsgegevens, te weten: leeftijd, kerkelijke achtergrond, eventuele diagnose.
- Indien van toepassing, contactgegevens te weten: emailadres, telefoonnummer.
- Onderzoekgegevens, te weten: antwoorden op gebruikte vragenlijsten, antwoorden op interview vragen en indien van toepassing, audio en/of videomateriaal.
Wordt er toestemming gevraagd?
Bij ieder onderzoek wordt vooraf toestemming gevraagd voor het gebruik van uw (persoons)gegevens. In de informatiefolder/brief over een specifiek onderzoek wordt duidelijk om welke gegevens dit gaat. U heeft te allen tijde het recht om zonder opgaaf van reden uw toestemming in te trekken.
Een uitzondering is het anonieme gebruik van ROM-gegevens bij Eleos of de Hoop ggz. Deze gegevens kunnen worden gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek zonder toestemming vooraf. Voorwaarde is dat u geen bezwaar gemaakt heeft gemaakt tegen dit gebruik en dat deze ROM anoniem aangeleverd worden aan onderzoekers. Anoniem betekent dat de gegevens niet tot u te herleiden zijn en daarmee ook geen persoonsgegevens meer zijn in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met welk doel worden (persoons)gegevens verwerkt?
De gegevens worden gebruikt voor doelen zoals deze beschreven staan in de informatiefolder/brief voor onderzoek. Doelen kunnen wetenschappelijk en/of praktijkgericht zijn. Resultaten worden beschreven in Nederlandstalige en/of Engelstalig publicaties. Gegevens worden zo verwerkt in publicaties dat ze niet tot u te herleiden zijn.
Hoe worden (persoons)gegevens bewaard?
Naam en contactgegevens worden uitsluitend gebruikt om met u te communiceren tijdens de dataverzameling. Wanneer alle gegevens verkregen zijn, worden uw naam en contactgegevens verwijderd uit het databestand en vernietigd. Onderzoekers analyseren dus geanonimiseerde databestanden. Deze bestanden wordt bewaard binnen de beveiligde netwerkomgeving van Eleos of De Hoop ggz.
Wie heeft toegang tot mijn (persoons)gegevens?
De gegevens worden uitsluitend ingezien door medewerkers van het Kicg en medewerkers van Eleos of de Hoop ggz die uit hoofde van hun functie een rol hebben in de verwerking van uw gegevens voor de bovenstaande doeleinden en voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot de gegevens. In de praktijk zijn dit uitsluitend de onderzoekers die bij een specifiek project betrokken zijn.
Het kan voorkomen dat het noodzakelijk is dat anderen gegevens kunnen inzien 1) voor interne controle of bedrijfsbeveiliging en/of 2) te voldoen aan een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel.
Worden mijn (persoons)gegevens met derden gedeeld?
Indien wij uw gegevens delen met derden die uw gegevens in onze opdracht verwerken, dan sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te borgen dat uw gegevens zorgvuldig worden verwerkt.
Externe onderzoekers kunnen gegevens opvragen om publicaties van Kicg te repliceren en verifiëren of voor gebruik voor meta-analyses/reviews. Gegevens worden dan geanonimiseerd gedeeld. Uw naam en geboortedatum zullen nooit worden gedeeld met anderen.
Hoe lang worden mijn (persoons)gegevens bewaard?
Het Kicg hanteert een bewaartermijn van 10 jaar, na wetenschappelijke en/of praktijkgerichte publicatie. Na verloop van deze termijn worden gegevens verwijderd. Indien noodzakelijk geacht voor meta-analyse- of reviewdoeleinden, kan de rector deze termijn met maximaal 10 jaar verlengen. Na afloop van de bewaartermijn wordt de data vernietigd door een medewerker van het Kicg, in samenspraak met en onder verantwoordelijkheid van de rector.
Hoe worden mijn (persoons)gegevens beveiligd?
Kicg treft passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies en/of onrechtmatige verwerking. Databestanden worden bewaard in mappen binnen de beveiligde netwerkomgeving van Eleos of De Hoop ggz en zijn slechts toegankelijk zijn voor het onderzoeksteam.
Rechten met betrekking tot uw (persoons)gegevens
Ten aanzien van uw gegevens heeft u het recht op inzage, correctie, overdraagbaarheid, beperking van verwerking en verwijdering hiervan. Wilt u hiervan gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met de hieronder aangegeven contactpersonen.
Wat als dataverzameling plaatsvindt via Google Forms?
In incidentele gevallen wordt gebruik gemaakt van Google Forms (formulier) om vragenlijsten af te nemen. In dat geval is het mogelijk dat uw gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Bij de EER horen alle EU-landen plus Noorwegen, Liechtenstein en IJsland. Google Forms kent een link met Google in Amerika, waardoor er gegevens van u (tijdelijk) op servers in Amerika terecht kunnen komen, welk land niet valt onder de werkingssfeer van de AVG. Indien dit van toepassing is, wordt dit expliciet in het toestemmingsformulier vermeld.
Google Forms wordt uitsluitend gebruikt voor dataverzameling; wanneer de benodigde gegevens verkregen zijn, wordt het geanonimiseerde databestand bewaard binnen het beveiligde netwerk van Eleos of De Hoop ggz en wordt het formulier gewist en verwijderd.
Bij wie kan ik terecht met vragen, opmerkingen of klachten?
U kunt contact opnemen met de betreffende onderzoeker van een specifiek onderzoek. In de informatiefolder van het onderzoek staan contactgegevens van de onderzoeker en onafhankelijk deskundigen. U kunt ook contact opnemen via de contactmogelijkheid op deze site.
Daarnaast is het mogelijk een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Den Haag, zie hier.
Het Kicg verzamelt ook persoonsgegevens voor andere doelen dan onderzoek. Wilt u hier meer over lezen? Klik dan hier.